Adm.News - Usai menggelar bimbingan teknis bagi seratusan peserta, Unit
Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Lampung (Unila) bekerja
sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan digelar selama dua hari mulai Rabu hingga besok, Kamis (2/4).
Workshop yang berlangsung di ruang sidang lantai IV ini
menghadirkan beberapa pemateri di antaranya Direktur Kearsipan Pusat
ANRI Drs. Sumrahyadi, MIMS. Dalam penyampaian materinya ia memaparkan,
terdapat tiga aspek penting dalam manajemen arsip dinamis.
Yakni penggunaan dan pemeliharan, penyusutan, dan penciptaan.
Penyusutan merupakan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Dapat pula dilakukan dengan
pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna.
Selain menghemat penggunaan sarana prasarana, penyusutan ditujukan
untuk mewujudan efisiensi dan efektivitas kerja serta menjamin
penyelamatan arsip yang bernilai guna permanen sebagai
pertanggungjawaban nasional.
Sumrahyadi melanjutkan, jika diklasifikasikan rata-rata pengelompokan
arsip dalam organisasi yaitu sebesar 10 persen mempunyai nilai guna dan
jangka simpan yang panjang, 25 persen dikelompokkan sebagai arsip
aktif, 30 persen arsip inaktif, sedangkan 35 persennya dikelompokkan
sebagai arsip tidak berguna dan dapat dimusnahkan.
Adapun penentuan retensi didasarkan pada beberapa hal. Antara lain
nilai guna bagi pengguna baik itu unit kerja ketika masih aktif, unit
kearsipan ketika menjadi inaktif, dan national accountability sebagai
arsip statis. Dasar penentuan selanjutnya yakni peraturan
perundang-undangan misalnya undang-undang perpajakan dan dokumen
perusahaan.
“Dapat pula ditentukan dari nilai ekonomis dan risiko serta keunikan dari arsip itu sendiri,” ujarnya.
Sumber: unila.ac.id
0 komentar:
Posting Komentar